Vertrauensanwalt (Ombudsmann) für Mitarbeiter/-innen

Zufriedene Mitarbeiter sind die Basis unseres Erfolges

In Situationen, in denen sich Mitarbeiter bei Schwierigkeiten oder Problemen nicht an den Vorgesetzten, Compliance oder an andere Personen innerhalb der Pfalzwerke wenden möchten, besteht ab dem 01.12.2021 die Alternative, einen Vertrauensanwalt zu kontaktieren. Themen, bei denen der Vertrauensanwalt als Ansprechpartner fungieren kann, sind zum Beispiel:

  • Straftaten, vor allem Korruptionsstraftaten, wie Betrug, Untreue, Unterschlagung, Diebstahl, Bestechung/ Bestechlichkeit etc.;
  • sonstige Straftaten (ohne Betragsschwelle hinsichtlich eines Schadens);
  • Verstöße gegen Kartellrecht;
  • Verstöße gegen geldwäscherechtliche Vorschriften;
  • Verstöße gegen eines der im Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) genannten Diskriminierungsmerkmale;
  • Mobbing, Stalking, sexualisierte Gewalt;
  • Verletzung menschenrechtlicher Sorgfaltspflichten;
  • Verstöße gegen Vergaberichtlinien;
  • Verletzung von internen Regelungen, vor allem Compliance Richtlinien;
  • vorsätzliche Datenschutzverstöße sowie vorsätzliche Verstöße gegen die gesetzlichen oder behördlichen Anforderungen zur Informationssicherheit;
  • Verletzung des Geschäftsgeheimnisses, Weitergabe vertraulicher Informationen;
  • Verstöße gegen Arbeitssicherheitsvorgaben, Qualitätssicherungsrichtlinien oder Umweltschutzvorgaben

Vorgehen bei Hinweisen

Sobald ein Hinweis beim Vertrauensanwalt eingegangen ist, prüft dieser den Hinweis auf Plausibilität. Falls sich ein Verdacht auf eine Verletzung von Strafgesetzen oder ein Verstoß gegen interne Regeln – beispielweise gegen einen Verhaltenskodex – ergibt, leitet er unter Absprache mit dem Hinweisgeber den Hinweis, ggf. auch anonymisiert, je nach Thema an Compliance, den Datenschutz- oder ISMS-Beauftragten weiter. Der Vertrauensanwalt begleitet den Vorgang, während die zuständige Stelle der Pfalzwerke eine Untersuchung des übermittelten Sachverhalts veranlasst. Die rechtliche Bewertung des untersuchten Sachverhalts und die Festlegung geeigneter Maßnahmen zur Beseitigung und Verhinderung inkorrekter Geschäftspraktiken erfolgen gemeinsam mit dem Vertrauensanwalt. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber hierüber im Rahmen des rechtlich Möglichen informiert. Zusätzlich kann sich der Hinweisgeber jederzeit über den Stand des Vorgangs erkundigen.

Anonymität und Schutz des Hinweisgebers

Zu jedem Zeitpunkt ist die Anonymität des Hinweisgebers gewährleistet, soweit dies gewünscht wird. Es ist deshalb grundsätzlich möglich, dass Hinweise durch den Vertrauensanwalt anonym an die zuständige Stelle der Pfalzwerke weitergeleitet werden. Sämtliche Kommunikation erfolgt dann im Weiteren über den Vertrauensanwalt, der der anwaltlichen Schweigepflicht unterliegt.

Der Schutz des Hinweisgebers ist ein wesentlicher Bestandteil bei der Bearbeitung der Anliegen. Der Hinweisgeber ist vor allem dadurch geschützt, dass jede gegen ihn gerichtete Vergeltungshandlung nicht toleriert wird.

Dem Wunsch des Hinweisgebers nach dem Schutz seiner Identität steht das Interesse der von dem Hinweis betroffenen Personen an der Offenlegung des Sachverhaltes entgegen. Deshalb wird ein bewusster Missbrauch der Möglichkeit, Beschwerden und Hinweise abzugeben, nicht toleriert. Der Vertrauensanwalt darf bei einem vorsätzlichen Missbrauch des Hinweisgebersystems die Identität des Hinweisgebers gegenüber dem Unternehmen ausnahmsweise offen legen.

Ergänzungen

  1. Der Vertrauensanwalt stellt eine zusätzliche Möglichkeit für die Abgabe von Hinweisen dar. Seine Aufgabe lässt die weiteren Regelungen über Beschwerden und Hinweise unberührt.
  2. Die Inanspruchnahme des Vertrauensanwaltes ist für den Hinweisgeber kostenfrei.